openDesk konfigurieren und nutzen

openDesk ist ein von AUTARQ bereitgestellter, konfigurierbarer digitaler Arbeitsplatz: E-Mail und Kalender, Dateiablage, Videokonferenzen, Chat, Notizen, Wiki und Projektmanagement hinter einem Portal und einer Anmeldung. Ihre Organisation erhält eine eigene openDesk-Instanz mit eigenem Benutzerverzeichnis. Sie entscheiden, welche Komponenten sie enthält und wie sie konfiguriert ist. AUTARQ stellt genau diesen Stack bereit.

Voraussetzungen prüfen

Sie benötigen eine openDesk-Bestellung und die Portal-Rolle Owner oder Admin, um die Konfiguration einzureichen oder zu ändern. Andere Organisationsmitglieder können sie ansehen. Halten Sie Komponentenauswahl, Domains, Branding und eine externe Wiederherstellungsadresse für Ihren Administrator bereit. Die Enterprise Edition benötigt ihre jeweiligen Lizenzen.

Das openDesk-Benutzerverzeichnis ist von Portal-Personen und Chat-Zugang getrennt.

So funktioniert es

1. Bestellen Sie openDesk unter Services bestellen. Die Bestellung geht in den Status PENDING.
2. Konfigurieren Sie Ihren Stack. Meine Services zeigt openDesk mit dem Status Konfiguration erforderlich und der Schaltfläche openDesk konfigurieren. Dieselbe Schaltfläche steht im Hinweis zu offenen Bestellungen und auf der Bestellseite.
3. Senden Sie die Konfiguration ab. Der Dienst zeigt Wartet auf Freigabe, während das interne Team die Bestellung prüft. Bis die Bereitstellung beginnt, können Sie über Konfiguration ansehen oder ändern die Angaben anpassen und erneut absenden.
4. Freigabe und Bereitstellung. Was zuletzt eintritt, Freigabe der Bestellung oder Absenden der Konfiguration, startet die Bereitstellung. Der Dienst zeigt Wird eingerichtet und danach Läuft.

Eine Freigabe startet keine Bereitstellung, solange Sie die Konfiguration nicht abgesendet haben.

Schritt 1: Komponenten

Jede Kategorie bietet die Upstream-Komponente, wo vorhanden eine Alternative, oder Nicht benötigt.

Kategorie	Optionen	Voreinstellung
Groupware	OX App Suite (mit Dovecot, Postfix), Keine	OX App Suite
Dateiablage	Nextcloud, Keine	Nextcloud
Videokonferenzen	Jitsi, Keine	Jitsi
Chat	Element (Matrix/Synapse), Keine	Element
Notizen	Notes (La Suite Docs), Keine	Keine
Wissen	XWiki, Keine	XWiki
Projekte	OpenProject, Keine	OpenProject
Office	Collabora Online, Euro-Office, Keine	Collabora
KI-Assistenz	F13, Autarq Chat, Keine	Keine
Mobilgeräteverwaltung (MDM)	Relution, Keine	Keine
Ticketsystem	Zammad, Keine	Keine

Alternativen mit dem Hinweis In Vorbereitung (SOGo, openCloud, BigBlueButton, Etherpad, BookStack, Planka) werden zur Orientierung angezeigt und sind noch nicht wählbar.

Jede Kachel trägt ein Reife-Kennzeichen:

• openDesk: Komponente der Upstream-Distribution von openDesk.
• AUTARQ-Addon: von AUTARQ betrieben und integriert, produktionsreif.
• Beta: AUTARQ-Addon ohne vollständiges openDesk-Single-Sign-on. F13 läuft mit eigenem Login; Zammad hat noch kein Single Sign-on.
• AUTARQ-Dienst: zentraler Dienst von AUTARQ, der mit Ihrem openDesk verknüpft statt in es installiert wird (Autarq Chat).

Autarq Chat als KI-Assistenz

Autarq Chat bleibt der zentrale Dienst von AUTARQ. Es wird nicht in Ihr openDesk bereitgestellt; wenn Sie es wählen, erscheint im openDesk-Portal eine Kachel Autarq Chat, die Autarq Chat in einem neuen Tab öffnet.

• Ihre Kolleginnen und Kollegen melden sich mit AUTARQ ID an, nicht mit dem openDesk-Login.
• Wer Autarq Chat nutzt, braucht einen Seat in Ihrem Autarq-Chat-Tarif.
• Hat Ihre Organisation bereits Autarq Chat (eine noch nicht freigegebene Bestellung zählt mit), wird es verknüpft: Es wird nichts bestellt. Die Kachel weist darauf hin.
• Hat sie keins, bestellt das Absenden der Konfiguration zusätzlich Autarq Chat Starter (Testphase) für Ihre Organisation, mit denselben Prüfungen wie im Produktkatalog. AUTARQ gibt diese Bestellung wie jede andere frei. Nach dem Absenden sehen Sie eine Bestätigung mit der Bestellnummer. Erneutes Absenden bestellt nie ein zweites Autarq Chat.
• Lässt sich Autarq Chat nicht bestellen oder ist es auf der Plattform nicht verfügbar, wird das Absenden mit einer Meldung abgelehnt und nichts gespeichert. Wählen Sie dann eine andere Option oder wenden Sie sich an den Support.
• Wählen Sie eine andere KI-Option oder keine, entfällt die Portal-Kachel mit dem nächsten Update. Eine bereits bestehende Autarq-Chat-Bestellung bleibt unverändert; verwalten oder kündigen können Sie sie unter Meine Services.

Nach dem Absenden zeigt die Service-Seite Ihres openDesk das verknüpfte Autarq Chat: wartet auf Freigabe, solange die Bestellung offen ist, danach einen Link zu seiner Service-Seite.

Erweiterungen

Manche Kategorien enthalten eine Erweiterung zum Ein- und Ausschalten:

• Diagramme (CryptPad) bei Office, standardmäßig an.
• Whiteboard (NeoBoard) bei Chat, standardmäßig aus.
• KI-Protokoll & Transkription (Jitsi Skynet) bei Videokonferenzen, standardmäßig aus, Beta.

Regeln

Der Konfigurator prüft Ihre Auswahl direkt beim Klicken und benennt das Problem:

• Office (Collabora oder Euro-Office) und CryptPad benötigen Dateiablage = Nextcloud, weil die Dokumentenintegration in Nextcloud liegt.
• NeoBoard benötigt Chat = Element. Skynet benötigt Videokonferenzen = Jitsi.
• Mindestens eine Komponente aus Groupware, Dateiablage, Videokonferenzen, Chat, Notizen, Wissen oder Projekte muss gewählt bleiben.

Schalten Sie eine Komponente aus, werden davon abhängige Erweiterungen automatisch mit ausgeschaltet.

Schritt 2: Einstellungen

Es werden nur Einstellungen der gewählten Komponenten angezeigt. Jede Einstellung ist mit dem Produktstandard vorbelegt; was Sie auf dem Standard lassen, wird nicht in Ihre Bereitstellung geschrieben. Die Bereiche lassen sich auf- und zuklappen, ein Suchfeld findet eine Einstellung nach Namen, und Nur geänderte anzeigen listet nur die Einstellungen, die vom Standard abweichen.

Gruppe	Wichtigste Einstellungen
Allgemein	Standardsprache (Deutsch oder Englisch), Zeitzone, Größe und automatisches Laden der Admin-Listen.
Branding	Produktname, Slogan, Primärfarbe, Logos und Signet; siehe Branding.
E-Mail	Mail-Domain (leer bedeutet der Host-Name der Instanz), Absender für Systemmails, zusätzliche Mail-Domains, DKIM-Signatur, optionales SMTP-Relay (Host, Port, Benutzername, Passwort).
Sicherheit	Passwortlänge (8 bis 64) und Zeichenregeln, Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer oder zusätzliche Gruppen, Hinweis bei Anmeldung von neuen Geräten, Audit-Logs, Inaktivitäts-Timeout und maximale Sitzungsdauer, „Angemeldet bleiben“, Laufzeiten von App-Anmeldungen (Offline-Sitzungen).
Single Sign-on	Ein externer OIDC-Identity-Provider; optional als einzige Anmeldung erzwingen.
Integrationen	Eigene OIDC-Anwendungen (bis zu 10) und die UDM-REST-API zur Benutzer-Provisionierung.
Portal	Links zu Impressum, Datenschutzerklärung, Support, Dokumentation und Feedback, Willkommensnachricht, Newsfeed, Anmeldepflicht, eigene Kacheln (bis zu 20) und Ankündigungen (bis zu 10).
Groupware	Mail-Kategorien, Kontingente, Freigaberegeln, Senden als Funktionspostfach, Empfängerlimits, externe Mail-Clients.
Dateiablage	Regeln und Ablauf für Freigabelinks, Aufbewahrung von Papierkorb und Dateiversionen, verbotene Zeichen in Dateinamen.
Office	Standard-Dokumentformat, Makro-Sicherheitsstufe, KI-Endpunkt für Dokumentenassistenz.
Chat	Matrix-Domain, Format der Matrix-IDs, Upload-Größe, Föderation.
Videokonferenzen	Telefoneinwahl (SIP) mit Server, Konto und Passwort.
Speicher	Speichergrößen für E-Mail und Wissen.
Edition	Enterprise Edition und ihre Lizenzen; siehe Enterprise Edition.

Gut zu wissen:

• DKIM. AUTARQ erzeugt den Signaturschlüssel (oder Sie liefern einen eigenen) und zeigt den DNS-TXT-Eintrag, den Sie für Ihre Mail-Domain anlegen müssen. Die Signatur funktioniert erst, wenn der Eintrag existiert.
• Single Sign-on. Tragen Sie die Endpunkte ein oder lassen Sie sie vom Konfigurator aus der Discovery-URL ausfüllen.
• Portal-Links. Jeder der fünf Links ist entweder der Standard, Ihre eigene HTTPS-URL oder ausgeblendet.
• Eigene Kacheln. Jede Kachel hat Name und Beschreibung auf Deutsch und Englisch, einen HTTPS-Link, ein SVG-Icon (bis 20 KiB), die Option, in einem neuen Tab zu öffnen, und optional die Gruppen, die sie sehen.
• Speicher. Der Standard für den E-Mail-Speicher wird aus Ihren Seats und dem Postfach-Kontingent abgeleitet.

Zugangsdaten (SMTP-Passwort, KI-API-Schlüssel, SSO-Client-Secret, SIP-Passwort und Ähnliches) sind nur beschreibbar; siehe So werden Ihre Zugangsdaten gespeichert. Lassen Sie das Feld leer, um den Produktstandard oder einen früheren Wert zu behalten.

AUTARQ-Addons (Euro-Office, Skynet, F13, Relution, Zammad) haben keine Kundeneinstellungen; AUTARQ betreibt sie. Relution folgt der Spracheinstellung.

Schritt 3: Administrator

openDesk führt intern ein Notfallkonto für AUTARQ. Sie erhalten Ihr eigenes Administratorkonto:

• Benutzername: Kleinbuchstaben, beginnt mit einem Buchstaben, 3 bis 32 Zeichen (Buchstaben, Ziffern, ., _, -). Reservierte Namen wie administrator, admin oder root werden abgelehnt.
• Vorname, Nachname und eine E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung außerhalb der neuen Instanz, die zum Zurücksetzen des Passworts dient.
• Passwort: mindestens 12 Zeichen oder Ihre konfigurierte Mindestlänge, falls diese größer ist, mit Kleinbuchstabe, Großbuchstabe, Ziffer und Sonderzeichen, ohne den Benutzernamen. Eine Checkliste zeigt jede Anforderung schon beim Tippen.

Das Passwort wird einmal mit Ihrer Konfiguration übertragen und weder angezeigt noch im Entwurf gespeichert. Nach der ersten erfolgreichen Bereitstellung entfernt AUTARQ es; siehe So werden Ihre Zugangsdaten gespeichert.

Das Konto wird Mitglied der Gruppe Domain Admins. Administratoren müssen bei der ersten Anmeldung einen zweiten Faktor (App für Einmalpasswörter) einrichten. Dieses Konto verwaltet Benutzer und Gruppen: Legen Sie Arbeitskonten für Ihre Kolleginnen und Kollegen im openDesk-Portal an. Das Konto wird einmal angelegt und von späteren Bereitstellungen nicht zurückgesetzt; bei verlorenem Passwort nutzen Sie die Wiederherstellungs-E-Mail-Adresse.

Schritt 4: Prüfen und absenden

Die Zusammenfassung listet die gewählten Komponenten, jede vom Standard abweichende Einstellung und die Administratordaten (ohne Passwort). Bestätigen Sie das Kontrollkästchen und senden Sie ab. Ihre Angaben werden nach jedem Schritt als Entwurf gespeichert, sodass Sie später weitermachen können; Passwörter sind nie Teil des Entwurfs.

Sobald die Bereitstellung begonnen hat, ändern Sie die Konfiguration über die Service-Seite; siehe Konfiguration nach der Bereitstellung ändern. Inhaber und Administratoren Ihrer Organisation können sie ändern; andere Mitglieder können sie ansehen.

Wenn Sie vor Beginn der Bereitstellung erneut absenden, geben Sie das Administratorpasswort erneut ein: Es wird nie im Entwurf gespeichert und nie angezeigt.

Branding

Die Gruppe Branding gibt Ihrem openDesk das Erscheinungsbild Ihrer Organisation. Eine Live-Vorschau zeigt die Wirkung schon beim Bearbeiten.

Einstellung	Regeln
Produktname	1 bis 40 Zeichen; die Zeichen " \ $ # {` `} < > sind nicht erlaubt.
Slogan	Bis zu 80 Zeichen.
Primärfarbe	Hex-Farbe (#RRGGBB). Ihr Kontrast zu Weiß muss mindestens 4,5:1 erreichen, weil weiße Schrift darauf steht. AUTARQ berechnet die helleren Abstufungen daraus.

Upload	Format und Grenze
Header-Logo	SVG, bis 50 KiB.
Header-Logo, invertiert	Optionales SVG, bis 50 KiB, für dunkle Hintergründe.
Signet	SVG oder PNG mit mindestens 512 px. AUTARQ erzeugt daraus die Favicons und App-Icons.
Login-Hintergrund	Bild mit mindestens 1920 px Breite. Es wird auf höchstens 150 KiB komprimiert.

Alle Uploads zusammen dürfen 300 KiB nicht überschreiten. Hochgeladene SVGs werden bereinigt: Skripte, Event-Handler und externe Verweise werden entfernt. Abgelehnt werden SVGs mit verschachtelten use-Verweisen, mit aufwendigen Filtern (feTurbulence, feConvolveMatrix, feMorphology) und mit CSS, das Bilder nachlädt (image-set(), src(), Zeichenketten in Anführungszeichen). Rasterbilder müssen PNG, JPEG oder WebP sein; andere Formate wie TIFF oder GIF werden abgelehnt. Ohne Upload behält openDesk seinen Standard.

Das Branding umfasst, was openDesk per Theme anpasst: das Portal, die Anmeldeseite und die Komponenten, die dem openDesk-Theme folgen. Collabora in der Enterprise Edition erhält kein Branding. Uploads wirken mit der nächsten Bereitstellung oder mit Änderungen anwenden.

Enterprise Edition

Die Gruppe Edition bietet die openDesk Enterprise Edition an. Sie setzt ein ZenDiS-Abonnement und den Zugang zu dessen Container-Registry voraus, und Sie können sie nur bei der ersten Bereitstellung wählen. Sie lässt sich später weder einschalten noch wieder ausschalten.

Mit gewählter Enterprise Edition fragt der Konfigurator nach:

Angabe	Erforderlich, wenn
Registry-Benutzername und -Passwort	Immer
Nubus-Lizenz	Immer
Nextcloud-Subscription-Key	Dateiablage = Nextcloud
OpenProject-Token	Projekte = OpenProject. Der Token ist an den Host projects.<Ihr openDesk-Host> gebunden; der Konfigurator zeigt den erwarteten Host an.
XWiki-Lizenz und XWiki-Pro-Lizenz	Wissen = XWiki. Jede Lizenz muss eine einzelne Zeile sein.

Statt die Schlüssel einzutippen, können Sie die Datei enterprise.yaml hochladen, die Sie von ZenDiS erhalten haben; AUTARQ liest die Schlüssel daraus und füllt die passenden Felder.

Die Enterprise Edition ergänzt außerdem Chat-Einstellungen: Chat auf freigegebene Apps beschränken, alte Logins sperren, Element X und Element Desktop erlauben, weitere erlaubte Apps, Chat-Archivierung und Element Supervision.

AUTARQ erzeugt und verwahrt die Schlüssel, mit denen Ihre E-Mails verschlüsselt werden. Sie geben sie nie ein und sehen sie nie.

So werden Ihre Zugangsdaten gespeichert

Passwörter, API-Schlüssel, Lizenzen und Schlüssel, zum Beispiel das SMTP-Relay-Passwort, der KI-API-Schlüssel, das SSO-Client-Secret, Ihr eigener DKIM-Schlüssel und alle Angaben der Enterprise Edition, sind nur beschreibbar:

• Sie werden ausschließlich als Kubernetes-Secrets im Cluster von AUTARQ gespeichert, je Bestellposition ein Satz. Sie gelangen nie in die Datenbank der Deploy App, die Bestelldaten, Logs oder Workflow-Parameter.
• Sie werden nie wieder angezeigt. Eine gespeicherte Zugangsangabe zeigt hinterlegt am mit dem Datum.
• Sie können eine gespeicherte Zugangsangabe jederzeit ersetzen. Optionale lassen sich auch entfernen.
• Das Administratorpasswort wird nach der ersten erfolgreichen Bereitstellung entfernt.
• Lassen Sie ein Feld leer, um den gespeicherten Wert zu behalten.

Ihr openDesk unter Meine Services

Öffnen Sie Meine Services → openDesk. Die Seite zeigt:

• den aktuellen Status und den nächsten Schritt;
• die gewählte Komponente je Kategorie mit ihrer Reife;
• nach der Bereitstellung: die Portaladresse, Ihren Administrator-Benutzernamen und die Hinweise zur ersten Anmeldung;
• die installierte Version.

Updates

Hat AUTARQ eine neuere openDesk-Version freigegeben, zeigt die Seite Update verfügbar mit den Versionsnummern. Hat das Upstream-Projekt eine Version veröffentlicht, die AUTARQ noch prüft, sagt die Seite das und verlinkt die Upstream-Release-Hinweise. Updates spielt AUTARQ ein.

Testmodus

Zeigt der Dienst Testmodus, verwendet er eine Bereitstellung, die nur Konfiguration rendert. Die komplette Bereitstellungs-Pipeline läuft und rendert die Konfiguration, im Cluster wird aber nichts gestartet; es gibt daher kein Portal zum Öffnen. Die Seite zeigt ein Banner Testmodus.

Konfiguration nach der Bereitstellung ändern

Nach der ersten Bereitstellung können Sie Ihr openDesk weiter anpassen. Inhaber und Administratoren Ihrer Organisation können die Konfiguration ändern; andere Mitglieder können sie ansehen.

1. Öffnen Sie Meine Services → openDesk und wählen Sie Einstellungen ändern. Der Konfigurator öffnet sich im Bearbeitungsmodus mit Ihrer aktuellen Konfiguration.
2. Ändern Sie, was Sie benötigen. Felder, die sich nach der ersten Bereitstellung nicht mehr ändern lassen, sind schreibgeschützt und nennen den Grund.
3. Wählen Sie Änderungen anwenden. Ein Bestätigungsdialog erklärt die Aktualisierung: Die betroffenen Dienste starten nacheinander neu, das dauert einige Minuten. Der Dienst zeigt Wird aktualisiert, bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.

Im Bearbeitungsmodus gibt es keine Entwürfe: Es wird erst gespeichert, wenn Sie die Änderungen anwenden. Hochgeladene Branding-Dateien und geänderte Zugangsdaten werden mit dem nächsten Änderungen anwenden ausgerollt, nicht früher.

Was sich ändern lässt

Art	Felder	Im Bearbeitungsmodus
Nur bei erster Bereitstellung	Mail-Domain, Matrix-Domain, Einstellung für unveränderliche Matrix-IDs, Enterprise Edition, Administratorkonto, SSO-Alias	Schreibgeschützt
Nur wachsend	Speichergrößen (E-Mail, Wissen)	Können nur vergrößert werden
Nur ergänzend	Zusätzliche 2FA-Gruppen, zusätzliche Mail-Domains	Einträge können ergänzt, nicht entfernt werden
Komponenten	Auswahl je Kategorie	Können ergänzt, nicht entfernt werden
AUTARQ-Addons	Euro-Office, F13, Relution, Zammad, Skynet	Fest; die Wahl lässt sich nicht ändern

Alles andere, auch Branding-, Portal-, E-Mail-, Sicherheits- und SSO-Einstellungen, bleibt änderbar. Zugangsdaten können Sie ersetzen, optionale auch entfernen; siehe So werden Ihre Zugangsdaten gespeichert.

Gut zu wissen

• Zwei-Faktor-Gruppen sind eine Einbahnstraße. Gruppen, die Sie unter zusätzliche 2FA-Gruppen eintragen, lassen sich nicht wieder entfernen. Auch das spätere Ausschalten von „Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer“ schaltet sie für Benutzer, die sie bereits nutzen, nicht wieder ab.
• Erzwungenes Single Sign-on schaltet die lokale Anmeldung ab, einschließlich des Notfallzugangs von AUTARQ. Schalten Sie es erst ein, wenn der externe Identity Provider für Ihre Administratoren funktioniert. Benutzer werden über den Benutzernamen zugeordnet und müssen in openDesk bereits existieren.
• Externe Mail-Clients (IMAP, SMTP) benötigen das AUTARQ-Mail-Gateway. Die Einstellung zu aktivieren garantiert nicht, dass Ihr Mailserver von außen erreichbar ist.
• Die Enterprise Edition lässt sich später weder ein- noch ausschalten. Entscheiden Sie vor der ersten Bereitstellung.
• Ein SMTP-Relay muss STARTTLS unterstützen. Port 465 (implizites TLS) wird nicht unterstützt.
• Branding gilt für das, was openDesk per Theme anpasst. Collabora in der Enterprise Edition behält sein eigenes Erscheinungsbild.
• Jede Organisation kann openDesk einmal bestellen.

Ihren Arbeitsplatz prüfen

Öffnen Sie nach der Bereitstellung das Portal über Meine Services, melden Sie sich mit Ihrem eigenen openDesk-Administrator an und schließen Sie die erforderliche Einrichtung des zweiten Faktors ab. Prüfen Sie ausgewählte Apps und jeweils eine benötigte Aktion. Prüfen Sie für E-Mail den angezeigten DNS-Eintrag und das benötigte Gateway für externe Clients, bevor Sie sich auf externe Zustellung oder Clientzugriff verlassen.

Prüfen Sie verknüpftes Autarq Chat und dessen Platzberechtigung separat. Der Testmodus erzeugt nur Konfiguration und belegt keinen laufenden Arbeitsplatz. Bei fehlgeschlagener oder wartender Einrichtung hilft die Bereitstellungsdiagnose.