Besprechungen planen und Buchungsseiten teilen

Diese Funktionen laufen innerhalb von Chat und benötigen die passenden freigeschalteten Fähigkeiten und Anbieter. Externe Einladungs-E-Mails benötigen ein nutzbares Absenderpostfach. Eine Buchungsseite lässt sich nur bei Verfügbarkeit für Ihr Konto veröffentlichen.

Besprechung planen

1. Erstellen Sie im Kalender einen Termin oder wählen Sie in Besprechungen Besprechung planen.
2. Tragen Sie den Titel ein und wählen Sie Kollegen, Adressbuchkontakte oder E-Mail-Adressen.
3. Prüfen Sie erforderliche oder optionale Teilnehmer, Datum, Beginn, Ende und Zeitzone.
4. Verwenden Sie gegebenenfalls Zeit finden. Die Kollegen-Verfügbarkeit erfasst bekannte AUTARQ-Besprechungen, keine verlässliche Verfügbarkeit externer Gäste.
5. Prüfen Sie die angebotenen Optionen für Videoanruf, Ort, Wiederholung und Beschreibung.
6. Prüfen Sie den Absender und senden Sie die Einladungen.

Warten Sie auf die Speicherbestätigung. Sie zeigt Zeit, Besprechungslink und Zustellstatus jeder Einladung. Eine fehlgeschlagene externe E-Mail kann erneutes Senden oder einen eingerichteten Absender benötigen. Gastlinks werden nur bei Freischaltung angeboten; sie ermöglichen Zugang außerhalb des angemeldeten Arbeitsbereichs und gehören nur an die vorgesehenen Personen.

Antworten, teilnehmen oder ändern

Öffnen Sie die Besprechung, um eine Einladung anzunehmen, vorläufig anzunehmen oder abzulehnen. Treten Sie über die Besprechungssteuerung bei. Verwenden Sie als Organisator die angebotene Bearbeitung oder Absage und prüfen Sie die benachrichtigten Personen. Wiederholung und Teilnahmeumfang sind in diesem Planungsablauf nach der Erstellung unveränderlich.

Buchungsseite veröffentlichen

Öffnen Sie Einstellungen → Apps → Kalender → Buchung. Konfigurieren Sie öffentlichen Link, Terminarten, Zeitzone, Wochenverfügbarkeit, Ausnahmen, belegungsrelevante Kalender und angebotene Benachrichtigungen. Prüfen Sie die Besuchersicht, speichern Sie und aktivieren Sie die Seite.

Teilen Sie den erzeugten Link. Gäste benötigen kein AUTARQ-Konto: Sie wählen einen Termin und ergänzen die angeforderten Angaben. Die Bestätigung enthält Termindaten, Kalenderdownload und privaten Verwaltungslink. Dieser erlaubt unterstützte Verschiebung oder Absage und muss privat bleiben.

Ergebnis prüfen

Prüfen Sie gespeicherte Zeit und Einladungszustände. Testen Sie die öffentliche Verfügbarkeit einer Buchungsseite vor dem Verteilen. Während der Kalendersynchronisierung kann die Anzeige warten, statt ungeprüfte freie Zeiten anzubieten.